Möchten Sie Zeit sparen und sich den Aufwand ersparen, wiederholt die gleichen Rechnungen auszustellen? Die Funktion für periodische Rechnungen ermöglicht es Ihnen, diesen Prozess zu automatisieren, Rechnungen nach Ihren Präferenzen einzustellen und MeineRechnungOnline den Rest erledigen zu lassen. Lernen Sie, wie Sie diese Funktion richtig einrichten und vollständig nutzen können!
Wie Sie eine periodische Rechnung Schritt für Schritt einrichten
Die Funktion für periodische Rechnungen erlaubt es Ihnen, eine regelmäßig wiederkehrende Rechnung zu erstellen, die automatisch auf Basis der von Ihnen festgelegten Parameter ausgestellt wird. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie dabei vorgehen, um das Ausstellen von Rechnungen einfach zu automatisieren.
Erstellung einer neuen Rechnung
Melden Sie sich in Ihrem Konto an und wählen Sie die Option Rechnung erstellen.
Füllen Sie alle Felder der Rechnung wie gewohnt aus – inklusive der Posten, Preise und anderer erforderlicher Angaben.
Unter dem Gesamtpreis finden Sie die Option Regelmäßige Abrechnung – dieser Button ermöglicht es, das wiederholte Ausstellen derselben Rechnung festzulegen.
Einstellung der Rechnungsperiodizität
Nach dem Klicken auf den Button Regelmäßige Abrechnung erscheinen die Einstellungsmöglichkeiten.
Wählen Sie das Intervall, in dem die Rechnung erstellt werden soll: wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich.
Legen Sie das Ende der Wiederholung fest – Sie haben drei Möglichkeiten:
Nie – die Rechnung wird unbegrenzt wiederholt erstellt.
Nach einer bestimmten Anzahl von Wiederholungen – geben Sie die Anzahl der Wiederholungen ein, nach denen die Rechnungsstellung beendet wird.
Nach einem bestimmten Datum – legen Sie ein konkretes Datum fest, an dem die Wiederholung enden soll.
Sie können auch das Datum der aktuellen Rechnung überprüfen und bei Bedarf anpassen. Je nach Ihrer gewählten Einstellung sehen Sie hier, wann die nächste Rechnung ausgestellt wird.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten
Ausstellen der Rechnung am letzten Tag des Zeitraums – wählen Sie diese Option, wenn die Rechnung am Ende des gewählten Zeitraums ausgestellt werden soll.
Automatisches Versenden der Rechnung – Sie können festlegen, ob die Rechnung am Ausstellungstag automatisch an den Kunden gesendet werden soll.
Kopie an Ihre E-Mail – wählen Sie, ob Sie eine Kopie der Rechnung an Ihre E-Mail erhalten möchten.
Ausstellen der Rechnung und Übersicht über zukünftige Rechnungen
Nachdem Sie alle Parameter festgelegt haben, stellen Sie die Rechnung aus. Die aktuelle Rechnung wird sofort ausgestellt.
Die ausgestellte Rechnung finden Sie im Bereich Rechnungen, wo sie den aktuellen Status hat.
Zukünftige Rechnungen, die gemäß Ihren Einstellungen ausgestellt werden sollen, werden unter dem Reiter Zukunft angezeigt.
Bearbeitung oder Löschung zukünftiger Rechnungen
Zukünftige Rechnungen können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden – klicken Sie auf das Stiftsymbol, um sie zu bearbeiten, oder auf das Papierkorbsymbol, um sie zu löschen.
Erstellen der ersten Rechnung: Sobald Sie die periodische Rechnung eingerichtet haben, wird eine Rechnung sofort ausgestellt, und die nächste wird als „zukünftige“ gemäß den von Ihnen festgelegten Parametern vorbereitet.
Bearbeiten einer ausgestellten Rechnung: Wenn Sie nach dem Ausstellen die ursprüngliche Rechnung (die bereits ausgestellte) bearbeiten, werden die Änderungen nicht in die vorbereitete zukünftige Rechnung übernommen. Jede zukünftige Rechnung entnimmt ihre Daten nur zum Zeitpunkt ihrer Erstellung aus der ursprünglichen Vorlage. Wenn Sie also eine bereits ausgestellte Rechnung bearbeiten, bleiben die zukünftigen Rechnungen unverändert.
Bearbeiten einer zukünftigen Rechnung: Wenn Sie jedoch eine zukünftige Rechnung bearbeiten, die zur Ausstellung bereit ist, werden die Änderungen in allen folgenden periodischen Rechnungen übernommen.
